Avis d'experts : Comment admettre un patient dans le SIH quand le BdE est fermé / que la GAM ne fonctionnent pas

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charles
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Avis d'experts : Comment admettre un patient dans le SIH quand le BdE est fermé / que la GAM ne fonctionnent pas

Message par charles » 09 déc. 2015 07:30

Cet avis d'expert a été rédigé par Sylvie DELPLANQUE.

La bonne identification du patient dans le processus d’accueil administratif et de soins est une condition essentielle à la qualité et à la sécurité des soins. Elle fait partie des objectifs de la politique d’identito-vigilance. En cas d’impossibilité de saisir l’identité du patient, la charte d’identito-vigilance doit, entre autres, faire référence à des procédures de fonctionnement en mode dégradé et de retour à la normale du système d’information. Les applicatifs critiques (DPI, PACS, SGL, gestion de la taxation, gestion de la commande de repas, gestion des rendez-vous et planification des ressources…) doivent pouvoir continuer à travailler en cas de dysfonctionnement de l’applicatif de gestion administrative du patient. Des procédures de fonctionnement en mode dégradé doivent être élaborées pour chaque applicatif en tenant compte de ses modalités de gestion des identités temporaires. Pour exemple, dans un logiciel médical, la procédure peut indiquer « Mettre un numéro temporaire d'IPP en le faisant commencer par un T + n° séjour procédure dégradée. Ex : T833982562. Remplir les champs Nom usuel, Nom naissance, Prénom, Sexe et Né(e) le xx/xx/xxxx puis enregistrer ».

La charte d’identito-vigilance de l’établissement doit préciser ce qu’est une identité provisoire ou temporaire versus une identité validée.

Les procédures doivent également préciser la bascule du mode de fonctionnement normal vers le mode dégradé, le fonctionnement en mode dégradé durant la durée d’indisponibilité du système et enfin le retour au fonctionnement normal une fois le système de nouveau disponible.

Chaque utilisateur doit s'approprier les procédures dégradées.

Ces procédures doivent être mises à jour et testées régulièrement, disponibles si possible sur un logiciel de Gestion Electronique de Documents. Information et formation doivent être régulièrement faites auprès des équipes.

Il faut pouvoir identifier de manière unique le patient au sein de la structure de santé même en cas de panne informatique. Notons que cette création d’identité peut être réalisée soit directement par saisie des informations démographiques du patient après recherche d’antériorité, soit par réception de flux d’information provenant d’une application maitre ou de référence en charge de la création de l’identité pour le système d’information. Les éditeurs des applications peuvent dans certains cas proposer des démarches à suivre dans le cas de pannes comme par exemple la possibilité de gérer des plages d’identifiants dédiées à utiliser localement, la resynchronisation des bases après un incident, l’utilisation de formulaires papier (dans ce cas, il faut reprendre les champs d’identification standards).
Source : http://www.monhopitalnumerique.fr/publi ... nent-pas-1
Cet avis d'expert a été rédigé par Muriel FOREST.

Dès la fin des années 1960, les établissements de santé s’organisent pour gérer administrativement l’accueil de leurs patients. Il faut attendre les années 1980 et l’arrivée de nouvelles circulaires ministérielles pour qu’une culture nouvelle apparaisse afin de contrôler la progression des dépenses de santé. En plus d’assurer sa mission primaire d’accueil et d’admission des patients à leur arrivée dans l’établissement, la gestion administrative des malades se doit de rendre des comptes aux tutelles. Elle fournit la facturation des prestations, établit des relations contractuelles avec les assurances maladies et les mutuelles, et recueille les données de l’activité médicale (PMSI). En 2005, l’arrivée de la Tarification à l’Activité, modifie de façon majeure les budgets de l’hôpital. Cette réforme du mode de financement oblige les établissements à informatiser les différents processus de prises en charge pour permettre une comptabilité analytique optimisée. Le rôle de la GAM se trouve ainsi renforcé, elle devient le cœur du système informatique de gestion : chaque patient y est identifié et enregistré et ses différents séjours y sont gérés, codés, facturés. La GAM, véritable serveur d’identité, est la base du système informatique. Elle se trouve au cœur du réseau et est capable de distribuer les données patient aux différents logiciels de l’établissement, dont le Dossier Patient Informatisé (DPI), grâce à la mise en œuvre d’interfaces et à une EAI. Elle peut également être en capacité d’intégrer les flux provenant des autres systèmes informatiques si elle est bidirectionnelle. De nombreux éditeurs du marché proposent aujourd’hui une GAM intégrée au DPI.

Selon les spécialités de l’établissement de santé, une saisie dans la gestion administrative des malades est effectuée aux points d’accueil stratégiques dans le respect des règles de l’Identitovigilance : bureau des entrées, accueils d’urgence (24h/24 et 7j/7) si l’établissement en est pourvu.

Le rôle de la GAM est donc essentiel dans le Système Informatique Hospitalier. Alors comment admettre un patient quand le bureau des entrées est fermé ou que la GAM ne fonctionne pas ?

Deux configurations sont possibles :

Le Dossier Patient Informatisé est doté d’un module de gestion d’identité et administrative patient intégré, la GAM possède un flux bidirectionnel. Dans ce cas, il est possible d’utiliser ce module pour créer l’identité s’il s’agit d’un nouveau patient, ou d’effectuer une recherche d’identité d’un patient connu et lui attribuer un numéro de venue en soins externes ou pour une admission en hospitalisation. Grâce aux interfaces mises en place, un fichier sera envoyé à la GAM pour qu’il puisse intégrer ces nouvelles données dans sa propre base. Attention cependant, il faudra s’assurer au préalable que les différents formats de numérotation (nombre de caractères et clé) soient compatibles afin que cette solution puisse fonctionner.

Seule la GAM est détentrice de la gestion de l’identité patient et de la création de venue. Dans ce cas, une réservation d’une plage de numéros, imprimés sur planches d’étiquettes chaque début d’année, pourra permettre la mise en place d’une gestion patient dégradée aux différents points d’accueil. L’attribution de ce numéro dégradé et la planche d’étiquette préalablement imprimée seront utiles à l’identification du bracelet patient, de tubes de prélèvements biologiques ou de pièces anatomiques par exemple. Pour faciliter la reprise des données du patient, il faudra prévoir un document permettant de recenser les différents numéros attribués, sur lequel les traits d’identité devront être mentionnés (nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse) ainsi que l’heure d’arrivée. Dès l’ouverture du guichet des entrées ou de la reprise de la GAM, l’agent administratif du bureau des entrées effectuera une saisie manuelle de ces numéros dégradés grâce à la fiche qui lui aura été transmise. Cette reprise dans la GAM est essentielle pour fusionner les éléments concernant cette venue au dossier du patient (DPI), intégrer la codification de l’activité médicale, la saisie des actes CCAM, NGAP (AMI, Z, K, B…) le rattachement des documents de production du séjour (lettre de consultation, compte-rendu opératoire, compte-rendu d’hospitalisation). Dans ce schéma, le dossier du patient aura été initié sur un format papier, il faudra éventuellement numériser les supports utilisés pour la prise en charge du patient (prescription, traçabilité des administrations médicamenteuses, ordonnances de sortie, dossier de soins…).

Cette deuxième configuration peut tout à fait être utilisée dans une procédure de Plan Blanc, pour gérer une arrivée massive de blessés. Dans un tel scénario, la priorité est donnée à la rapidité de la prise en charge médicale, les données administratives du patient pourront être intégrer dans un second temps, dès que son identité sera connue et confirmée. Pour ce faire, il est intéressant d’ajouter un alias (identité factice) aux numéros réservés qui peut être issue de banque de données empruntée à la littérature, à l’astronomie… (Nom de tornade, météorite…).
Source : http://www.monhopitalnumerique.fr/publi ... nent-pas-2

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